1099 / W-9 — организация подрядчиков

Sunstone Ledger помогает навести порядок в подрядчиках и вендорах, чтобы подготовка к 1099 сезону проходила без “аврала”.
Цель простая: единый список, корректные данные, W-9 по подрядчикам и стабильный учет платежей в QuickBooks.

Услуга подходит, если вы платите подрядчикам в течение года и хотите заранее подготовить учет к 1099 отчетности.

Кому подходит

  1. Бизнесу, который платит подрядчикам (1099-eligible vendors)
  2. Тем, кто хочет заранее выстроить процесс сбора W-9 и хранения документов
  3. Если список вендоров “грязный” и платежи отражаются неравномерно
  4. Тем, кто готовится к концу года и налоговому сезону

Что входит

  1. Очистка и упорядочивание списка вендоров/подрядчиков в QuickBooks
  2. Процесс сбора W-9 и организация хранения документов
  3. Проверка категорий платежей и привязка к 1099-готовности
  4. Стабильный учет платежей подрядчикам (по вендору, по периоду)
  5. Проверка типовых ошибок (дубли, неверные категории, отсутствие данных)
  6. Итоговый чек-лист “что не хватает” перед 1099 сезоном

Что обычно не входит

  1. Юридические консультации по классификации contractor vs employee
  2. Налоговая подача и представительство перед IRS (отдельно)
  3. Payroll для сотрудников (W-2). Эта услуга — про подрядчиков/вендоров
  4. Фактическая отправка форм от вашего имени (можно обсудить отдельно по workflow)

Как мы работаем

  1. Вводные: как вы платите подрядчикам и где сейчас хранятся данные
  2. Вендоры: приводим список к единому стандарту и убираем дубли
  3. W-9 workflow: выстраиваем сбор и хранение W-9
  4. Учет: выравниваем отражение платежей для корректных итогов
  5. Чек-лист: список недостающих данных и следующий шаг к 1099 готовности

Что вы получаете

  1. Чистый список подрядчиков/вендоров и порядок в документах
  2. Более корректные итоги по платежам подрядчикам
  3. Понимание, что нужно собрать/исправить до конца года
  4. Повторяемый процесс, чтобы 1099 сезон проходил спокойно

Что нужно от вас

  1. Доступ к QuickBooks Online (желательно admin)
  2. Список подрядчиков/вендоров, кому платили в течение года
  3. Как вы платите (Zelle, ACH, checks, карты, платформы)
  4. Какие W-9 уже есть (если есть) и где хранятся документы
Хотите, чтобы учет был готов круглый год?
Ежемесячное ведение учета.
Если прошлые периоды “грязные”, начните здесь:
Восстановление учета (cleanup/catch-up).
Для подготовки к концу года:
Year-End Review (Tax-Ready).

FAQ

Нужно ли собирать W-9 со всех подрядчиков?
В большинстве случаев — да, лучше собирать W-9 заранее. Это снижает риски и экономит время в конце года.
Вы скажете, кому точно нужно выдавать 1099?
Мы наводим порядок в данных и готовности учета. Вопросы классификации могут быть сложными — при необходимости лучше уточнить у налогового специалиста/юриста.
Почему суммы по 1099 часто получаются неверными?
Частые причины: один подрядчик под разными именами, дубли, неверные категории, разные способы оплаты и отсутствие данных/W-9.
Это входит в ежемесячное ведение учета?
Поддержка подрядчиков может вестись в рамках monthly bookkeeping. Часто отдельный “year-end pass” делается как точечный scope.
Вы отправляете 1099 формы?
Мы делаем учет 1099-ready. Отправку/подачу можно согласовать отдельно в зависимости от вашего workflow и инструментов.

Напишите нам: сколько подрядчиков, как вы им платите и есть ли W-9 — подскажем оптимальный объем работ и процесс.